Informativa sul trattamento dei dati personali

Soci, newsletter, eventi, questionari e progetto VIHTA

Ultimo aggiornamento: 09/05/2026

La presente informativa descrive come vengono trattati i dati personali delle persone che presentano richiesta di adesione all’Associazione Comunità Sassifraga, dei soci, dei volontari, delle persone che partecipano a questionari, eventi, candidature o residenze temporanee promosse dall’Associazione, comprese le candidature al progetto VIHTA, nonché delle persone che chiedono di ricevere aggiornamenti o si iscrivono alla newsletter tramite form online.

L’informativa è resa ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento UE 2016/679, GDPR.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è:

Associazione Comunità Sassifraga
Sede legale: Piazza Municipio 2, 10080 Ronco Canavese (TO), Italia
Codice fiscale: 92527790015
Email: info@sassifraga.org 

Le richieste relative al trattamento dei dati personali possono essere inviate all’indirizzo email sopra indicato.

2. Quali dati personali trattiamo

Possiamo trattare le seguenti categorie di dati:

• dati anagrafici: nome, cognome, data e luogo di nascita;

• codice fiscale;

• indirizzo di residenza e, se diverso, domicilio;

• recapiti: indirizzo email e numero di telefono;

• eventuale preferenza di canale di comunicazione;

• dati relativi alla domanda di adesione, alla data di presentazione, all’esito della valutazione del Consiglio Direttivo e alla data di ammissione;

• dati relativi alla quota associativa: importo, data di versamento, modalità di pagamento ed eventuale stato del pagamento;

• dati necessari alla tenuta del libro soci e, se applicabile, del registro volontari;

• eventuali informazioni fornite volontariamente nella domanda di adesione, ad esempio interessi, disponibilità, competenze o motivazione a partecipare;

• dati relativi alla partecipazione ad Assemblee, votazioni, attività associative, gruppi di lavoro, eventi o iniziative;

• informazioni relative alla fonte del contatto, per esempio partecipazione al questionario MontagneOltre;

• data, ora e modalità di iscrizione o conferma del consenso;

• dati tecnici minimi collegati all’invio delle comunicazioni, alla consegna, alla disiscrizione e alla prova del consenso;

• eventuali messaggi o richieste inviati volontariamente via email, SMS, form o WhatsApp.

Per le candidature a progetti di residenza temporanea, come VIHTA, possiamo inoltre trattare dati relativi a preferenze di soggiorno e alloggio, composizione del gruppo o nucleo familiare, attività professionale, modalità di lavoro da remoto, esigenze tecniche, modalità di arrivo, motivazioni, competenze o disponibilità a contribuire alla vita comunitaria, nonché eventuali esigenze logistiche, alimentari o organizzative indicate volontariamente nel modulo.

L’Associazione, di norma, non richiede dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR. Tuttavia, per specifiche attività, eventi o residenze temporanee, potrebbe essere necessario raccogliere informazioni strettamente limitate a esigenze alimentari, logistiche, di accessibilità o sicurezza. Tali dati saranno trattati solo se necessari, sulla base di un consenso specifico ove richiesto, e per il tempo strettamente indispensabile alla gestione dell’attività.

Qualora tali dati fossero comunicati spontaneamente dall’interessato, l’Associazione li tratterà solo se strettamente necessario alla gestione della richiesta ricevuta e, ove possibile, provvederà a cancellarli o anonimizzarli.

3. Perché trattiamo i dati e su quale base giuridica

a. Richiesta di adesione e gestione del rapporto associativo

Se presenti richiesta di adesione all’Associazione, tratteremo i tuoi dati per:

• ricevere e registrare la domanda di adesione;

• verificare la completezza delle informazioni fornite;

• sottoporre la domanda al Consiglio Direttivo;

• comunicare l’esito della richiesta;

• gestire il versamento della quota associativa annuale;

• annotare il nominativo nel libro soci in caso di ammissione;

• rilasciare l’eventuale tessera sociale;

• gestire il rapporto associativo, comprese convocazioni, comunicazioni istituzionali, partecipazione alle Assemblee e adempimenti previsti dallo Statuto.

La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato e, in caso di ammissione, l’esecuzione del rapporto associativo. Per gli adempimenti previsti dalla normativa applicabile e dallo Statuto, la base giuridica è l’adempimento di obblighi legali. Per alcune comunicazioni organizzative strettamente connesse alla vita associativa, la base giuridica può essere il legittimo interesse dell’Associazione al corretto funzionamento delle attività associative.

b. Ricontatto dopo il questionario MontagneOltre

Se hai partecipato al questionario MontagneOltre e hai lasciato un recapito per essere ricontattato/a o aggiornato/a sul progetto, possiamo usare quel recapito per inviarti un aggiornamento sul percorso APICE, sulla nascita di Comunità Sassifraga e sulla possibilità di confermare l’iscrizione alla newsletter.

La base giuridica è il consenso o la richiesta di ricontatto fornita al momento della compilazione del questionario.

Se non desideri ricevere ulteriori comunicazioni, puoi ignorare il messaggio, non confermare l’iscrizione o utilizzare gli strumenti di disiscrizione disponibili.

c. Iscrizione alla newsletter

Se confermi l’iscrizione tramite il form dedicato, useremo il tuo indirizzo email per inviarti aggiornamenti su Comunità Sassifraga, MontagneOltre, eventi, incontri pubblici, attività culturali e iniziative in Valle Soana.

La base giuridica è il tuo consenso.

L’iscrizione alla newsletter avviene tramite procedura di double opt-in: dopo aver compilato il form, riceverai una seconda email con un link di conferma. L’iscrizione sarà completata solo dopo il click su quel link.

Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento tramite il link di disiscrizione presente in ogni email.

Le comunicazioni necessarie alla gestione del rapporto associativo, come convocazioni, comunicazioni istituzionali, informazioni sulla quota associativa o avvisi relativi ad attività riservate ai soci, non costituiscono newsletter promozionale e possono essere inviate in quanto necessarie alla gestione del rapporto associativo.

L’iscrizione alla newsletter generale di Comunità Sassifraga è facoltativa e distinta dall’adesione all’Associazione.

d. Comunicazioni tramite telefono o SMS

Potremo usare il numero di telefono per comunicazioni strettamente necessarie alla gestione della richiesta di adesione, del rapporto associativo, della partecipazione ad attività o eventi a cui ti sei iscritto/a, oppure per SMS informativi solo se hai espresso uno specifico consenso.

La base giuridica è, a seconda dei casi, la gestione del rapporto associativo, il legittimo interesse dell’Associazione alla corretta organizzazione delle attività o il consenso dell’interessato.

Potrai disiscriverti dagli SMS informativi seguendo le istruzioni presenti nel messaggio, per esempio inviando STOP o usando il link di disiscrizione, se previsto.

e. Gruppi, canali e comunicazioni WhatsApp

La partecipazione a gruppi, canali o liste WhatsApp collegati a Comunità Sassifraga è sempre facoltativa e distinta dall’adesione all’Associazione e dall’iscrizione alla newsletter.

Se scegli volontariamente di entrare in un gruppo WhatsApp, alcune informazioni associate al tuo account, come numero di telefono, nome profilo, immagine profilo e messaggi inviati, potranno essere visibili agli altri partecipanti secondo le impostazioni della piattaforma e del gruppo.

Se invece ricevi messaggi diretti o comunicazioni tramite liste/canali, i dati saranno trattati per le finalità specifiche comunicate al momento dell’iscrizione o dell’invito.

Il trattamento dei dati effettuato da WhatsApp/Meta segue anche le condizioni e informative privacy della piattaforma.

f. Volontariato e partecipazione attiva

Se manifesti disponibilità a svolgere attività di volontariato o partecipazione attiva, potremo trattare i tuoi dati per organizzare turni, attività, coperture assicurative, comunicazioni operative, registro dei volontari e adempimenti connessi.

La base giuridica è la gestione del rapporto volontario, l’adempimento di obblighi legali e il legittimo interesse dell’Associazione alla corretta organizzazione delle attività.

g. Gestione di richieste, disiscrizioni e adempimenti

Possiamo trattare i tuoi dati anche per rispondere a richieste, gestire revoche del consenso, disiscrizioni, esercizio dei diritti privacy, sicurezza informatica e obblighi di legge.

La base giuridica è l’adempimento di obblighi legali o il legittimo interesse del titolare a gestire correttamente le comunicazioni e dimostrare il rispetto della normativa.

h. Candidature e partecipazione alla residenza temporanea VIHTA

Nell’ambito del progetto “VIHTA - Wild working in Valle Soana”, l’Associazione può trattare i dati personali delle persone che inviano una candidatura per partecipare alla residenza temporanea, nonché, nei limiti necessari, di eventuali componenti del gruppo o nucleo familiare indicati nel modulo.

I dati trattati possono comprendere: nome e cognome, data di nascita, città di provenienza, indirizzo email, numero di telefono, eventuali profili social o professionali forniti volontariamente, preferenze relative al periodo di permanenza e all’alloggio, disponibilità alla condivisione della stanza, informazioni sulla composizione del gruppo o nucleo familiare, informazioni professionali e modalità di lavoro da remoto, esigenze tecniche, motivazioni alla partecipazione, competenze o attività che la persona desidera condividere con la comunità, modalità di arrivo in Valle Soana, eventuali esigenze logistiche, alimentari o organizzative, e ulteriori informazioni inserite volontariamente nei campi liberi del modulo.

Il trattamento avviene per valutare e selezionare le candidature, organizzare la partecipazione alla residenza, gestire gli aspetti logistici e amministrativi del soggiorno, assegnare gli alloggi, predisporre gli spazi condivisi, comunicare con i partecipanti, gestire eventuali quote di partecipazione e, in caso di ammissione, completare gli adempimenti connessi alla richiesta di adesione o tesseramento all’Associazione, ove previsto dalle condizioni del progetto.

La base giuridica del trattamento è l’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato con l’invio della candidatura e, in caso di ammissione, l’esecuzione del rapporto relativo alla partecipazione al progetto. Per gli adempimenti associativi, amministrativi, contabili e fiscali, la base giuridica è l’adempimento di obblighi legali o statutari. Per eventuali comunicazioni informative ulteriori, newsletter, gruppi WhatsApp o canali non strettamente necessari alla gestione della candidatura e del soggiorno, la base giuridica è il consenso dell’interessato.

Il modulo può prevedere un campo dedicato a eventuali allergie, intolleranze alimentari, esigenze di accessibilità o altre esigenze logistiche necessarie alla corretta organizzazione della permanenza. Queste informazioni devono essere comunicate solo se rilevanti per la partecipazione al progetto e senza inserire dettagli sanitari non necessari. Qualora tali informazioni rientrino tra le categorie particolari di dati personali ai sensi dell’articolo 9 GDPR, saranno trattate esclusivamente per organizzare in sicurezza il soggiorno, sulla base del consenso esplicito dell’interessato, e saranno accessibili solo alle persone autorizzate che ne abbiano effettiva necessità.

Nel caso in cui la candidatura sia presentata per un gruppo, una coppia o una famiglia, chi compila il modulo dichiara di avere informato le altre persone interessate della comunicazione dei loro dati all’Associazione. I dati relativi a eventuali minori saranno trattati solo nei limiti strettamente necessari alla gestione logistica della permanenza e con il coinvolgimento di chi esercita la responsabilità genitoriale.

I dati potranno essere trattati da persone autorizzate dell’Associazione e da fornitori tecnici utilizzati per la raccolta e gestione delle candidature, inclusi strumenti di Google Workspace. Nei limiti necessari all’organizzazione della residenza, i dati potranno essere comunicati ai Comuni partner coinvolti nel progetto, ai gestori delle strutture ospitanti, ai fornitori logistici e ai consulenti o collaboratori incaricati di supportare l’organizzazione del soggiorno. I dati non saranno diffusi.

I dati delle persone non ammesse saranno conservati per il tempo necessario alla gestione della selezione, alla comunicazione degli esiti e alla tutela dell’Associazione, e successivamente cancellati o anonimizzati. I dati delle persone ammesse saranno conservati per la durata del progetto e, ove necessario, per il periodo previsto dagli obblighi amministrativi, contabili, fiscali, associativi o di rendicontazione. I dati relativi ad allergie, intolleranze, esigenze di accessibilità o altre informazioni particolari saranno conservati solo per il tempo strettamente necessario alla gestione del soggiorno e poi cancellati o anonimizzati, salvo obblighi o esigenze documentate di conservazione.

L’invio della candidatura non comporta automaticamente l’iscrizione alla newsletter generale dell’Associazione né l’inserimento in gruppi WhatsApp o canali informativi facoltativi, che restano distinti e richiedono una scelta separata dell’interessato.

4. Modalità del trattamento

I dati sono trattati con strumenti digitali e, ove necessario, cartacei, adottando misure organizzative e tecniche adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati, perdita, uso improprio o divulgazione non autorizzata.

Per la raccolta delle richieste di adesione e la gestione di alcuni moduli online possiamo utilizzare Google Forms e/o altri strumenti di Google Workspace. Per l’invio della newsletter, la gestione dei form di iscrizione alla newsletter, il double opt-in e l’eventuale invio di SMS possiamo utilizzare Brevo.

Per quanto riguarda le statistiche delle email, privilegiamo impostazioni rispettose della privacy, come il tracking anonimo o aggregato, evitando, ove possibile, analisi individuali non necessarie.

Non utilizziamo processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici o significativi sulla persona.

5. Destinatari dei dati

I dati potranno essere trattati da:

• persone autorizzate del team Comunità Sassifraga;

• fornitori tecnici e piattaforme utilizzate per form, newsletter, SMS, hosting, archiviazione documentale e gestione dei contatti;

• Brevo, come fornitore della piattaforma per email, SMS, form newsletter e gestione delle liste;

• Google e/o altri fornitori di strumenti digitali, se utilizzati per la raccolta dei moduli online e l’archiviazione dei documenti;

• istituti bancari o prestatori di servizi di pagamento, per la gestione delle quote associative e di eventuali contributi;

• eventuali consulenti fiscali, contabili, amministrativi, legali o tecnici;

• autorità pubbliche, solo quando previsto dalla legge.

I fornitori che trattano dati per conto del titolare sono nominati responsabili del trattamento, ove necessario.

6. Utilizzo di Brevo

Per la gestione della newsletter, dei form di iscrizione, del double opt-in e, se necessario, degli SMS, l’Associazione può utilizzare Brevo. Brevo tratta i dati per conto dell’Associazione come responsabile del trattamento, nei limiti dei servizi utilizzati. L’Associazione resta titolare del trattamento dei dati dei propri contatti.

Brevo mette a disposizione un Data Processing Agreement all’interno delle proprie condizioni contrattuali. Secondo la documentazione pubblica di Brevo, i server utilizzati per il trattamento e la conservazione dei database sono situati nell’Unione europea.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

Conserviamo i dati secondo questi criteri:

• i dati relativi alle richieste di adesione non accolte o non perfezionate saranno conservati per il tempo necessario alla gestione della domanda e dell’eventuale ricorso, e successivamente cancellati o anonimizzati, salvo esigenze di tutela dell’Associazione;

• i dati dei soci saranno conservati per tutta la durata del rapporto associativo e, dopo la cessazione, per il tempo necessario all’adempimento di obblighi civilistici, fiscali, contabili, statutari e di tutela dell’Associazione;

• i dati contenuti nei libri sociali e nei verbali potranno essere conservati per il periodo previsto dalla normativa applicabile e, ove necessario, anche stabilmente per finalità di documentazione della vita associativa;

• i dati relativi ai pagamenti delle quote associative saranno conservati secondo i termini previsti per la documentazione contabile e fiscale;

• i dati dei volontari saranno conservati per il tempo necessario alla gestione del rapporto volontario, degli obblighi assicurativi e degli adempimenti previsti dalla normativa applicabile;

• i dati dei contatti che hanno partecipato al questionario ma non confermano l’iscrizione alla newsletter saranno cancellati o anonimizzati entro 90 giorni dalla chiusura della campagna di riconferma, salvo necessità di conservare prova del consenso o della disiscrizione;

• i dati degli iscritti alla newsletter saranno conservati fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione;

• i dati relativi alla prova del consenso, alla disiscrizione o alla gestione di richieste privacy potranno essere conservati per il tempo necessario a documentare la corretta gestione della richiesta;

• i dati aggregati e anonimi, non più riconducibili alla persona, potranno essere conservati per finalità statistiche e di rendicontazione del progetto.

8. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati richiesti nel form di adesione è necessario per valutare la domanda e gestire l’eventuale rapporto associativo. Il mancato conferimento dei dati obbligatori può impedire all’Associazione di esaminare la domanda o di perfezionare l’iscrizione nel libro soci.

Il conferimento dei dati per la newsletter, per gli SMS informativi non essenziali e per la partecipazione a gruppi o canali WhatsApp è facoltativo.

Se non fornisci l’indirizzo email, non potremo completare l’iscrizione alla newsletter o inviare comunicazioni associative tramite email.

Se non fornisci il numero di telefono o non esprimi il consenso agli SMS informativi, non riceverai comunicazioni via SMS non essenziali.

La mancata iscrizione alla newsletter o al gruppo WhatsApp non comporta alcuna conseguenza sulla possibilità di partecipare agli eventi pubblici di Comunità Sassifraga o MontagneOltre, salvo attività per cui siano richieste specifiche modalità organizzative di contatto.

9. Minori

Il modulo di adesione online è rivolto a persone maggiorenni. Eventuali richieste di adesione da parte di minorenni dovranno essere gestite con modalità dedicate e con il coinvolgimento di chi esercita la responsabilità genitoriale.

10. Diritti dell’interessato

In qualsiasi momento puoi chiedere:

• accesso ai tuoi dati personali;

• rettifica dei dati inesatti;

• cancellazione dei dati;

• limitazione del trattamento;

• opposizione al trattamento, nei casi previsti;

• portabilità dei dati, ove applicabile;

• revoca del consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Puoi esercitare i tuoi diritti scrivendo a:

sassifraga.aps@gmail.com

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito istituzionale dell’Autorità.

11. Disiscrizione

Puoi disiscriverti dalla newsletter in qualsiasi momento usando il link di disiscrizione presente in fondo a ogni email.

Per gli SMS informativi, puoi utilizzare le istruzioni di disiscrizione presenti nel messaggio, per esempio l’invio di STOP o il link di disiscrizione, se disponibile.

La disiscrizione dalla newsletter o dagli SMS informativi non impedisce all’Associazione di inviarti eventuali comunicazioni necessarie alla gestione del rapporto associativo, se sei socio/a o hai una richiesta di adesione in corso.

12. Aggiornamenti dell’informativa

Questa informativa potrà essere aggiornata in caso di modifiche alle attività, agli strumenti utilizzati o alla normativa applicabile.

La versione aggiornata sarà resa disponibile tramite i canali dell’Associazione, nei form online e, ove opportuno, nelle comunicazioni inviate.